Les archives municipales de Beaugency se composent essentiellement de documents administratifs reflétant l’histoire et le fonctionnement de la commune depuis le XVe siècle. Les archives de la commune sont amenées à s’accroître régulièrement par la production des services de la mairie. Les fonds d’archives peuvent aussi être enrichies par des dons réalisés au profit de la commune par des associations ou des particuliers.
Les archives, qu’est-ce que c’est ?
Selon le code du patrimoine, les archives sont « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits et reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité » (article L. 211-1).
Les archives ne sont pas que sur support papier. Elles peuvent se présenter sur divers supports : pellicule, bande magnétique, ou encore cédérom, DVD, serveur etc…
Les archives municipales de Beaugency sont des archives publiques. Elles résultent de l’activité de la collectivité, dans le cadre de ses missions de service public, et sont encadrées par une législation et une réglementation spécifiques (code du patrimoine). La commune est tenue d’assurer la bonne conservation de ses documents.
Pourquoi conserver les archives ?
Les archives municipales constituent la mémoire de la commune, un témoignage de l’histoire locale. Elles représentent son patrimoine écrit. C’est pourquoi il est important de les préserver et de les valoriser.
Les archives peuvent également servir de preuve et permettre aux personnes physiques et morales de justifier de leurs droits.
Les missions des archives
L’archiviste a en charge toutes les étapes de la chaîne archivistique. Il assure le traitement des archives (collecte, tri, classement et conservation) et communique les documents à un public varié (généalogistes, chercheurs, services…). Il a également un rôle de sensibilisation et de conseil auprès des services producteurs. Il peut proposer des outils pour la gestion des documents au quotidien. Enfin, il a un rôle de médiateur et valorise les archives à travers des expositions, ateliers pédagogiques etc.
La communicabilité des documents
Le principe est la libre communicabilité immédiate des archives publiques (article L. 213-1 du code du patrimoine).
Toutefois, des exceptions à ce principe peuvent s’appliquer en fonction des types de documents (délais fixés par l’article L. 213-2 du code du patrimoine). La communication est alors restreinte par des délais spéciaux.
Des exemples de délais de communicabilité de documents :
- Documents portant atteinte à la sécurité publique, à la protection de la vie privée : 50 ans
- Registres des naissances et des mariages : 75 ans à compter de leur clôture
- Les registres de décès ne sont pas soumis à ce délais
- Documents portant atteinte au secret médical : 25 ans après le décès ou 120 ans après la naissance lorsque la date de décès n’est pas connue
La consultation des archives
La consultation des archives se fait exclusivement sur place, en mairie. L’emprunt n’est pas autorisé.
La consultation est possible sur rendez-vous uniquement, mardi et mercredi 9h à 12h/ 14h à 17h
La recherche généalogique
Une fiche d’aide pour réaliser des recherches généalogiques est disponible ci-contre.
Pour toute recherche, une demande écrite doit systématiquement être faite.
Plusieurs possibilités :
- par courrier (merci de bien indiquer votre adresse pour que nous puissions vous retourner l’acte)
- par e-mail à archives@ville-beaugency.fr
- via le formulaire en ligne de demande d’acte d’état civil
Archives municipales de Beaugency
Mairie de Beaugency
20, rue du Change, 45190 Beaugency
02 38 44 50 01
